02.11.2020
EIN VERANSTALTUNGSKONZEPT MIT ZUKUNFT
Eine gute Alternative – nicht nur in Corona-Zeiten – sind sogenannte hybride Events. Dank moderner Technik und mit Hilfe einer spannenden Dramaturgie können dabei an einem realen Veranstaltungsort handelnde Akteure und das digital teilnehmendes Publikum interagieren. Dabei werden dem Moderator, Referenten und Gästen vor Ort externe Akteure digital zugeschaltet. Auch das Publikum kann teils vor Ort, teils digital an dem Event teilnehmen.
Solch nie hybride Struktur hat den großen Vorteil, dass keine Veranstaltung mehr ausfallen muss. Verändern sich die äußeren Bedingungen (z. B. bei einer Zunahme der Kontaktbeschränkungen aufgrund steigender Infektionszahlen), wird der digitale Anteil ausgeweitet und umgekehrt.
Einzige Voraussetzung ist ein stabiler Internetzugang und ein professioneller Partner, der das Ganze betreut. So können die unterschiedlichen Eventformate (Vortrag, Abstimmungen, Diskussionrunden, Workshops, Unterhaltung…) zu einem spannenden und abwechselungsreichen Gesamtkonzept zusammengeführt werden. Dabei sind folgende wichtige Tipps zu beachten:
ONLINE GELTEN ANDERE REGELN UND MÖGLICHKEITEN
Die Aufmerksamkeitsspanne des Publikums ist bei einem Vortrag am Bildschirm deutlich geringer als live vor Ort. Dieser sollte die Dauer 20-25 min nicht überschreiten. Gute Aufnahmebedingungen, sowie abwechslungsreiche Unterstützung durch Bilder, Präsentationen oder Videos erleichtern es den Teilnehmern, dem Ganzen zu folgen.
Die Möglichkeiten der Interaktion müssen für die Teilnehmenden bewusst geplant und gestaltet werden. Dazu gehören einfache Chatfunktionen, mit denen während des Vortrags Fragen gestellt und Kommentare geschrieben werden können, die der Moderator dann stellvertretend während oder nach dem Vortrag einbringen kann. Mit Hilfe von Befragungs-Tools können direkt Stimmungen und Meinungen ermittelt und dem Gesamtpublikum vorgestellt werden. Alles was die Zuschauer dazu benötigen ist ein Mobiltelefon.
Im Rahmen von Workshops können verschiedene virtuelle Räume gebildet werden, in denen in Themen in Kleingruppen bearbeitet und anschließend der gesamten Gruppe vorgestellt werden. Solche virtuellen Räume sind auch ein interessantes Format, um z. B. in Pausen verschiedene Teilnehmer zusammenzubringen und so das Netzwerken erleichtern.
Eine tolle Möglichkeit, einem hybriden Event einen eigenständigen Charakter zu geben ist die vorherige Zusendung einer Veranstaltungs-Box. Darin werden neben den Veranstaltungsunterlagen z. B. auch ein kleiner Tagungssnack und Give-Aways (gesponsert von Werbepartnern) sowie sonstige Überraschungen wertig verpackt und zugesandt. Ihrer Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt um den Teilnehmern Ihre Wertschätzung auszudrücken.
Die Auswirkungen der Corona-Pandemie werden uns alle noch lange begleiten und erfordern mittel- und langfristig neue Konzepte, um schnell und sicher auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren zu können. Die Nutzung hybrider Events ist eine Möglichkeit Ihre Veranstaltungen wieder sicher planen und durchführen zu können.
Gemeinsam mit unserem Netzwerk an professionellen Partner unterstützen wir Sie gerne dabei.
Sie kennen das: Eine Kollegin oder ein Kollege hat sich bereit erklärt, auf der Verbandssitzung zu fotografieren. Kurz vor dem Redaktionsschluss Ihrer Verbandszeitschrift erhalten Sie die Bilder und sind von der Qualität alles andere als begeistert. Viel zu dunkel, zum Teil unscharf der Bildausschnitt gefällt Ihnen ebenfalls nicht. Hier kommen die Profis von Wilke ins Spiel. Sie erkennen das Potenzial von augenscheinlich „schlechten“ Bildern und haben so manchen Trick auf Lager, um Ihre Fotos aufzuwerten.
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Die letzten Monate haben uns gezeigt, wie wichtig persönliche Kontakte sind. Jedoch haben wir ebenso erkannt, dass auch viele Formate und Treffen digital sehr gut funktionieren. Durch wegfallende Fahrten können wir nicht nur Zeit sparen und die Umwelt schonen, sondern auch ein Wiedersehen über längere Distanzen regelmäßig ermöglichen.
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