Eine der größten Herausforderungen für Verbandsleitungen ist es, Mitglieder zur ehrenamtlichen Mitarbeit zu motivieren. Mitarbeit kann dabei vieles sein. Von der Übernahme eines Funktionärsamts, über ehrenamtliche Beratung oder Mentoring für andere Mitglieder bis hin zu kommunikativer Unterstützung als Multiplikator o. ä. Wir haben einige Antworten auf die wichtigsten Herausforderungen für Sie zusammengestellt, die Sie bei der Suche nach neuen Freiwilligen unterstützen. So legen Sie den Grundstein für ein stetiges Wachstum Ihres Verbandes.
Die wenigsten Freiwilligen bieten ihre Mitarbeit aus Pflichtgefühl an. Vielmehr möchten Sie neue Erfahrungen machen, aktiv die Organisation mitgestalten oder soziale Kontakte knüpfen – kurz gesagt, sie suchen Selbsterfahrung und Sinn. Das sind gute Vorraussetzungen für Verbände. Denn genau das können Sie bieten. Verbände sind Sinnfluencer.
Überlegen Sie sich, welchen Bedarf Sie haben und welche Aufgaben Sie zu vergeben haben. Achten Sie auf eine interessante Gestaltung der Aufgaben, die Freude macht und deren Sinn klar ist. Klären Sie vorab, welche Verantwortung die Mitglieder tragen können und inwieweit sie eigene Entscheidungen treffen dürfen.
Überlegen Sie sich dann, wie Sie diese Aufgaben anbieten wollen. Vergeben Sie sie über persönliche Kontakte? Schreiben Sie sie aus? Sie können dafür beispielsweise einen Platz auf Ihrer Website oder in Ihrer Geschäftsstelle reservieren, an dem viele mögliche Freiwillige vorbeikommen. Welchen Weg Sie wählen, hängt von Ihrer Organisation und deren Kommunikationswegen ab. Überlegen Sie sich auch, wie sehr Sie Ihren Kreis erweitern wollen. Wenn Sie Aufgaben und Stellen für eine breite Öffentlichkeit ausschreiben, wird sich der Kreis der Aktiven auch außerhalb der vielleicht schon sehr bekannten Gesichter erweitern. Auf der anderen Seite macht das die Einarbeitung voraussichtlich etwas anspruchsvoller.
Bei der Übernahme eines Ehrenamts muss es darum gehen, dass die vorhandenen Stärken des Freiwilligen bestmöglich genutzt werden. Kaum jemand wird sich auf ein Ehrenamt einlassen, wenn eine langwierige Einarbeitung nötig ist.
Die Grundlage schaffen Sie mit einem zuverlässigen Erstkontakt. Achten Sie darauf, dass Sie erreichbar sind und halten Sie Absprachen und Vereinbarungen auf Rückrufe ein. Der Freiwillige verlässt sich auf Ihre Unterstützung.
Ein guter Einstieg in die freiwillige Tätigkeit können Treffen auf Probe sein. Die Freiwilligen können sich so unverbindlich die Arbeitsbereiche ansehen und feststellen, ob diese ihren Vorstellungen und Fähigkeiten entsprechen. Auch für die anderen Mitarbeitenden gibt es so die Möglichkeit, die Zusammenarbeit ohne Druck zu prüfen.
Wie schon bei der Einarbeitung, ist auch im weiteren Prozess eine Bezugsperson wichtig, damit die Ehrenamtlicher dabei bleiben und sich mit der Organisation identifizieren. Auch um sich bei Problemen nicht allein gelassen zu fühlen, benötigen die Freiwilligen einen festen Ansprechpartner. Die Person sollte das Gespräch mit den Ehrenamtlichen regelmäßig suchen und aktiv Unterstützung anbieten, damit die Freiwilligen nicht plötzlich aus Unzufriedenheit weg bleiben. Zusätzlich ist der Austausch mit anderen Ehrenamtlichen wichtig und stärkt den Zusammenhalt. Das kann etwa auf eigens dafür eingerichteten Veranstaltungen („“Stammtisch“) sein oder auch einfach eine Chatgruppe, beispielsweise in der eigenen App des Verbandes.
Die Erfahrung zeigt: Freiwillige, die Anerkennung bekommen, fühlen sich wertgeschätzt und sind länger motiviert, dabeizubleiben. Anerkennung schafft man auf verschiedenen Wegen. Einige Möglichkeiten sind im Folgenden beschrieben.
Bieten Sie Weiterbildungen an. Fortbildungen helfen dabei, qualitative Standards einer Einrichtung zu halten und weiterzuentwickeln. Bildungsangebote für Mitglieder bewirken außerdem, das sich Ehrenamtler ernst genommen fühlen und sich enger an die Institution binden.
Anerkennung kann aber auch einfach nur durch persönliche Aufmerksamkeit transportiert werden. Über Lob oder ein Dankeschön zwischendurch freuen sich die Ehrenamtler. Auch kleine Geschenke bereichern die Zusammenarbeit. Das können etwa kostenlose Eintrittskarten sein, Fachbücher oder öffentliche Auszeichnungen, wie beispielsweise Urkunden.
Wie man an den genannten Herausforderungen sieht, ist es notwendig, zuverlässig und kontinuierlich zu handeln und die Vorgehensweise an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, um Mitglieder zur aktiven Mitarbeit zu gewinnen.
Haben Sie die Antworten auf die Fragen: Welche Aufgaben haben Sie zu vergeben? Welche Stärken haben die in Frage kommenden Mitglieder? Wie bieten Sie Unterstützung an? Wie setzen Sie Anreize für ein langfristiges Engagement? Dann sind Sie auf dem besten Weg, um aus passiven Mitgliedern aktive Kolleginnen und Kollegen zu machen. Wir lehnen uns nicht zu weit aus dem Fenster, wenn wir prophezeien: Gelingt Ihnen das, legen Sie damit den Grundstein für ein kontinuierliches Wachstum Ihres Verbandes.
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