Ob Redaktionsplan erstellen, Seitenbelegung oder Fotos: Bei der Produktion von Mitgliedermagazinen hilft es, einige Arbeitsabläufe festzulegen, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Wir zeigen Ihnen hier, worauf es dabei ankommt.
Das Mitgliedermagazin ist bei vielen Verbänden das Herzstück der Kommunikation. Die Gesamtauflage aller Verbands- und Vereinszeitmagazine ist beachtlich: Jährlich werden bis zu 500 Millionen Exemplare produziert und gedruckt, schätzen Experten. Die Wilke Mediengruppe produziert davon rund 800.000 Stück.
In der Produktion hilft es enorm, Routinen zu etablieren. Wir haben daher eine Übersicht der einzelnen Arbeitsabläufe erstellt und aufgezeigt, wie Sie dabei Zeit, Nerven und Geld einsparen können.
Der klassische Workflow beim Erstellen eines Mitgliedermagazins sieht üblicherweise so aus: Texte werden geschrieben, Bilder und Grafiken recherchiert oder erstellt. Mediengestalter stellen ein Layout zusammen, der fertige Heftentwurf wird im Lektorat geprüft, dem zuständigen Redakteur zum Redigieren vorgelegt und im Layout für die Druckausgabe finalisiert.
Für Schriftleiter in Verbänden ist es wichtig, sich für diese Abläufe einen zeitlichen Rahmen zu überlegen und ihn mit den anderen Verantwortlichen abzustimmen. Die wichtigsten Daten sind der Redaktionsschuss, die Layoutfertigstellung und die Druckfreigabe.
In den meisten Redaktionen verteilen sich die Aufgaben zwischen Grafik, Textredaktion, Bildredaktion und Lektorat. Bei vielen unserer Kunden werden Verantwortliche für Grafik und Lektorat regelmäßig von der Wilke Mediengruppe gestellt, um Engpässe auszugleichen. Eine Redakteurin oder ein Redakteur kann ebenfalls zur organisatorischen und redaktionellen Unterstützung gebucht werden. Auf Verbandsseite sollte es eine oder einen Verantwortlichen für die Textredaktion geben. Dieser Schriftleiter oder Redakteur ist dann meist die Schnittstelle zwischen Verband, externen Autoren und der Mediengestaltung. Es empfiehlt sich, für die Bildredaktion eine zweite Person zu bennen, die sich um die visuelle Gestaltung kümmert und sich für die Bildunterschriften und Quellen der Bilder verantwortlich fühlt.
Unser Tipp: Holen Sie sich als Schriftleiter so viel Unterstützung wie möglich. Mitgliedermagazinerstellung ist Teamarbeit. Viele Sichtweisen bereichern das fertige Produkt.
Um mit der inhaltlichen Arbeit zu starten, sollte die Schriftleitung in einem Redaktionsplan festlegen, welche Themen wann bearbeitet werden. Es empfiehlt sich, einen langfristigen Redaktionsplan, beispielsweise für ein ganzes Jahr im Voraus, zu erstellen. Dort werden Ideen gesammelt, ein Zeitplan hinterlegt und Prioritäten festgelegt.
Dieser Redaktionsplan ist nicht nur für das Verbandsmagazin wichtig, sondern auch für die anderen Kommunikationskanäle überaus nützlich. Durch strategisch geplante Kommunikation erleben Sie eine deutliche Erleichterung Ihrer Arbeit.
Ihr Redaktionsplan kann eine Liste in Word oder Excel sein. Überlegen Sie, welche Themen wann sinnvoll sind. Erscheint das Mitgliedermagazin beispielsweise am Jahresbeginn, können Sie etwa Neujahrsvorsätze aufgreifen. Stehen Tarifverhandlungen bevor? Berichten Sie darüber, welche Forderungen Sie in den Vordergrund stellen wollen.
Anschließend geht es an die Detailplanung für die einzelnen Ausgaben. Auch hier sollte die Schriftleitung einen Redaktionsplan erstellen, in dem die Beiträge detailliert beschrieben werden. Notieren Sie einen Redaktionsschluss, der einen zeitlichen Puffer vor dem endgültigen Druck des Mitgliedermagazins berücksichtigt. Denn erst wenn die Inhalte komplett vorliegen, startet die Layoutgestaltung (siehe oben unter „Zeitrahmen für Arbeitsabläufe festlegen“), um doppelte Arbeiten bestmöglich zu vermeiden.
Ein Seitenbelegungsplan ist nützlich, um die Übersicht zu behalten und das Heft schon in der Planungsphase zu visualisieren. Hier legt die Schriftleitung fest, wie viele Seiten pro Artikel reserviert sind und auf welchen Seiten Anzeigen stehen sollen. Erkundigen Sie sich vorab bei den Layoutverantwortlichen, wie viele Zeichen inklusive Leerzeichen auf eine gelayoutete Seite passen. Meistens sind es zwischen 3.500 und 4.500 Zeichen. Im Textverabeitungsprogramm „Word“ finden Sie eine automatische Zählfunktion. Mit diesen Informationen können Sie bei Bedarf Textaufträge effektiv an Autoren delegieren.
Für jeden Artikel ein separates Word-Dokument
Mediengestalter bekommen die Texte für das Mitgliedermagazin am liebsten in Form eines einfachen Word-Dokuments ohne aufwendige Formatierungen. Die Layouterstellung erfolgt anschließend in einem spezialisierten Programm durch die Mediengestalter selbst.
Eine genaue Bezeichnung des Dokuments mit Titel und Seitenzahl ist hilfreich für die Sortierung im Layout. Senden Sie die Artikel, Fotos und Grafiken per Mail oder laden Sie sie auf eine Cloud hoch, damit die Mediengestaltung darauf zugreifen kann.
Für jeden Artikel legen die Redaktionen ein separates Word-Dokument an. Falls die Autoren dies noch nicht getan haben, formulieren Sie als Redakteur für jeden Beitrag eine passende Überschrift sowie zwei bis drei einleitende Sätze als Teaser. Diese Kurztexte ermöglichen es den Lesern, schnell zu erfassen, worum es im Artikel geht, und motivieren zum Weiterlesen.
Klare Bezeichnungen für Bilder
Die Anforderung der klaren Benennung gilt auch für die Bilder und Grafiken. Bilder und Grafiken benötigen die Layoutverantwortlichen mit einer genauen Bezeichnung, die auf ihren Verwendungszweck hinweist, und im richtigen Format (bspw. JPEG). Auch die Auflösung sollte hoch sein, damit sie im Druck nicht unscharf aussehen (mind. 300 ppi). Im Zweifel fragen Sie die Mediengestalter nach ihrer Einschätzung.
Die gestalteten Layoutseiten erhalten Sie als PDF-Entwurf. Nutzen Sie idealerweise die Kommentarfunktion im „Adobe Acrobat Reader“, um Anmerkungen und Korrekturen vorzunehmen, und senden Sie das Dokument zurück an die Layouter. Immer wieder kommt es vor, dass Korrekturen per separates Word-Dokument, handschriftlich oder als Mail ankommen. Das ist nicht nur sehr aufwendig, sondern auch fehleranfällig. Das sogenannte Korrektur-PDF erspart dagegen allen Beteiligten viel Zeit und sorgt dafür, dass Übertragungsfehler vermieden werden.
Für den Fall, dass Sie zu denjenigen gehören, die noch effizienter arbeiten möchten, bieten Ihnen die Mediengestalter bei der Wilke Mediengruppe auch die Möglichkeit, Ihre Korrekturwünsche selbstständig umzusetzen. In diesem Fall wird nach der Erstellung des Heftes eine Adobe-InCopy-Datei erzeugt. Das empfiehlt sich besonders für größere Produktionen, die häufiger erscheinen. Mit InCopy haben Sie die Möglichkeit, Textkorrekturen selbstständig auszuführen oder komplette Texte direkt in das Dokument zu schreiben. Auf Wunsch bietet die Wilke Mediengruppe auch eine Schulung in diesem Bereich an. Voraussetzung für die Nutzung ist ein Einzelprodukt-Abo bei Adobe.
Nach der Korrekturphase zwischen dem Verband und dem Dienstleister gelangt das Mitgliedermagazin zur endgültigen Überprüfung ins Lektorat. Dieser Schritt ist in der Regel im vereinbarten Seitenpreis inbegriffen und gewährleistet zusätzlich ein hohes Maß an Qualitätssicherung. Es ist ratsam, einen unvoreingenommenen Leser einzubeziehen, da man dazu neigt, bei häufiger Betrachtung Fehler zu übersehen. Die Mediengestalter setzen daraufhin die Änderungsvorschläge des Lektorats um und halten bei größeren Anpassungen Rücksprache. Nach der finalen Freigabe durch die Schriftleitung oder eine andere verantwortliche Person des Verbands wird das Magazin als druckfertiges PDF erstellt. Mit Ihrer Zustimmung als Schriftleitung ist Ihr Teil der Arbeit abgeschlossen. Der Druckprozess startet, und die fertigen Magazine werden an die Mitglieder verteilt.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Etablierung eines individuellen und durchgängigen Redaktionskonzepts für Ihren Verband!
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Online-Communitys können dazu beitragen, den Austausch mit Mitgliedern zu verbessern. Anregungen dazu bietet die ARD/ZDF Onlinestudie 2023. Demnach wird Menschen die indivuelle Kommunikation, das können etwa Online –Communitys sein, immer wichtiger.
2022 war ein Jahr voller fordernder Ereignisse. Startete man Anfang des Jahres noch mit dem Gefühl, die Pandemie sei fast geschafft und bald habe man wieder ruhigere Fahrwasser erreicht, überfiel am 24. Februar Russlands Armee die Ukraine mit den bekannten Folgen: extrem steigende Energiepreise und Lieferkettenschwierigkeiten. Hinzu kommen Fachkräftemangel und ein sich zuspitzender Klimawandel.
Was im realen Leben die Geschäftsstelle ist, ist in der digitalen Welt die Webseite. Sie ist die Basis der Kommunikation im Internet. Das wichtigste Instrument, damit die Webseite im Internet gefunden wird, ist die Suchmaschinenoptimierung (SEO). Wie Sie mit SEO mögliche neue Mitglieder dazu bringen, Ihre Seite zu besuchen, erklären wir Ihnen im Blog.