Elektronische Newsletter sind in der Kommunikation ein – zu Recht beliebtes – Instrument. Das liegt vor allem daran, dass der Newsletter es schafft, eine große Zahl an Lesern zeitnah zu erreichen. Zumindest theoretisch. Denn damit der Newsletter in der täglichen Informationsflut nicht untergeht, müssen einige Faktoren beachtet werden. Wir verraten Ihnen, welche die zehn wichtigsten sind.
28.05.2021 – AUTORIN: Nina Braun
Wer einen Newsletter entwirft, sollte bedenken, dass der Adressat eines elektronischen Newsletters täglich sehr viele Nachrichten bekommt. Das kennen wir alle. Geöffnet wird nur die Post, die auf den ersten Blick interessant erscheint. Alles andere landet meist ungelesen im Papierkorb. Das Geheimnis des guten Newsletters heißt daher: Auffallen und aus der Masse herausstechen. Wir verraten Ihnen, wie Ihnen das gelingt.
1. Planung/Konzeption
Ein Newsletter kann in unterschiedlichen Formen erstellt werden. Etwa wie ein persönlicher Brief, wie ein Nachrichtenbriefing oder wie eine Mischform. Gemein ist Ihnen, dass Sie viele Menschen auf einmal ansprechen. Wichtigste Grundregel dabei: Machen Sie keine offensive Werbung in eigener Sache. Es kommt viel mehr darauf an, den Mehrwert für den Leser in den Vordergrund zu stellen. Sorgen Sie für echten Neuigkeitswert. Wer nichts zu berichten hat, sollte auf einen Newsletter besser verzichten.
2. Keine Werbung, besser Service
Die meisten Newsletter-Abonnenten melden sich für einen Newsletter an, weil Sie auf der Suche nach Tipps und Rat sind. Mit Neuigkeiten aus dem eigenen Umfeld sollte man daher eher sparsam sein. Leitfragen für den Inhalt sind: Welche Fragen beschäftigen die Leser? Worauf suchen sie Antworten?
3. Erzählen Sie eine Geschichte
Erklären Sie Ihre Fakten anhand von wahren Geschichten und Erfahrungen. Erzählen Sie, was Sie selbst erlebt haben oder erzählen Sie von anderen und ziehen einen Zusammenhang zum Thema. Damit sind Sie in guter Gesellschaft: Selbst große Nachrichtenmagazine bauen viele Themen anhand von persönlichen Schicksalen auf.
4. Die richtigen Inhalte für die Leser
Wie gerade schon angesprochen kommt es darauf an, welche Erwartungen und Bedürfnisse die Zielgruppe hat. Der Newsletter soll indirekt wirken. Mit den Inhalten positionieren Sie sich als Experte auf einem Fachgebiet und bieten Ihren Lesern konkrete Unterstützung für Ihren Alltag an. Ein Satz mit großer Wirkung ist die Betreffzeile. Ist sie nichtssagend, öffnen viele Adressaten die Mail gar nicht erst. Eine gute Betreffzeile weckt Neugier und deutet die Inhalte an.
5. Länge und Frequenz
Wie lang sollte ein Newsletter sein und wie häufig sollte man ihn versenden? Dafür gibt es kein pauschales Rezept. Für die Länge gilt prinzipiell, besser kurz und übersichtlich als lang und ausschweifend. Prinzipiell ist es ratsam, sich kurz zu fassen. Investieren Sie lieber mehr Zeit in kreative Überschriften und Titel und kurze Absätze. (Interesse an einer Fortbildung zu diesem Thema? Besuchen Sie unser Textseminar).
Wie oft Sie Ihren Newsletter versenden, hängt von zahlreichen Punkten ab. Beachten Sie Ihre Kapazitäten, Ihre Inhalte ebenso wie die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe.
6. Vertrauen aufbauen
Haben Sie Geduld und setzen Sie auf eine Gesamtstrategie. Ein Newsletter ist ein Baustein in Ihrer Kommunikationsstrategie. Ein Ziel Ihrer Kommunikationsstrategie sollte sein, Vertrauen aufzubauen. das ist wichtig, denn auf einem unübersichtlichen Markt vertrauen wir demjenigen, den wir kennen. Vertrauensaufbau ist aber ein langfristiger Prozess, der auf vielen Ebenen wirkt. Richtig Wirkung entfaltet ihr Newsletter daher erst zusammen mit Ihren anderen Kanälen wie Ihren persönlichen Kontakten, ihrer Webseite, Ihren Social-Media-Kanälen oder Ihrer Zeitschrift.
7. Den Erfolg messen
Mit Statistiken optimieren. Professionelle Mailprogramme verfügen über Rückmeldemöglichkeiten und Statistiken zu Öffnungsraten und Klickdaten – etwa der Links. Außerdem sorgt das Programm dafür, dass Sie – im Gegensatz etwa zu Massenmails über Outlook – nicht im Spamordner landen. Dazu beraten wir Sie gerne.
8. Gestaltung
In erster Linie überzeugt ein Newsletter mit guten Inhalten. Damit die Texte gelesen werden, spielt aber auch die Gestaltung eine Rolle. Um das zu fördern, beachten Sie die folgenden Regeln:
Nutzen Sie Bilder, die die Texte ergänzen und aussagekräftig sind.
Kurze, aussagekräftige Überschriften.
Nutzen Sie Grafiken.
Gut lesbare Schrift ohne Schnörkel.
Heller Hintergrund.
Heben Sie wichtige Informationen hervor.
9. Keine Angst vor Abmeldungen
Die Abmeldefunktion im Newsletter gehört zum Standardwerkzeug des Instruments. Wer meint, er könne sich vor Abmeldungen schützen, indem er es seinen Lesern besonders schwer macht, irrt. Besser einen Kontakt weniger als verärgerte Empfängerinnen und Empfänger. Außerdem heißt das nicht, dass der Empfänger sich gar nicht mehr für Sie interessiert. Es ist möglich, dass er einfach nur andere Kanäle vorzieht.
10. Datenschutz
Im Optimalfall meldet sich der Newsletter-Abonnent aktiv bei Ihnen an. Es ist aber auch möglich, dass schon Kontakte bestehen und Sie Newsletterlisten neu zusammenstellen o.ä. In jedem Fall gilt: Nutzen Sie das datenschutzkonforme Double-Opt-In-Verfahren, sonst droht juristischer Ärger. Viele Mailingprogramme haben dafür Vorlagen vorgesehen. Ihre Leser müssen nach der Anmeldung dafür auf einem Formular aktiv einwilligen, von Ihnen Post zu bekommen.
Schreiben Sie mir gerne, was Sie aktuell beschäftigt und lassen Sie uns darüber ganz unverbindlich sprechen. Damit Sie bald wieder mehr Zeit für das Wesentliche haben.
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